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 Procès verbal de l'assemblée générale des membres

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Dr Laura
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MessageSujet: Procès verbal de l'assemblée générale des membres   Lun 3 Mai - 3:27

Voici le procès verbal de l'assemblée du 24 avril 2010.
Tous les gens qui paient pour venir jouer et les animateurs sont des membres donc peuvent tous être présents pour ces réunions qui ont lieu une fois par année.

Ile des légendes
Assemblée générale annuelle
24 avril 2010

Procès-verbal

Membres du c.a. présents : Jean-Pierre Malette, président
Benoît Cyr, directeur-adjoint
Isabelle Plante, directeur-adjoint

Membres absents : Richard Paquette

Postes à combler : - secrétaire-archiviste
- trésorier
Président d’assemblée : Jean-Pierre Malette

1-Appel nominal des membres

2- Mot du président : - Bienvenue aux membres pour cette assemblée générale annuelle.

a) Raison de l’assemblée : – faire le point sur les affaires de l’Ile des légendes et combler les postes de secrétaire-archiviste et trésorier.

b) Explication de l’ordre social de l’Ile des légendes : – L’ordre social (mission sociale) de l’Ile des légendes est de : « Promouvoir l’entraide et l’importance de la communauté chez la jeunesse d’aujourd’hui. »

c) Explication des biens et des finances de l’Ile des légendes
aa) vote pour les dépenses 2010
Les dépenses à venir pour 2010 sont pour des constructions et ajouts au terrain. Les dépenses doivent être approuvées par le comité exécutif et le trésorier donnera son accord aux différentes demandes selon le cas.

bb) vote pour le poste de secrétaire-archiviste
Proposé par : Chloé Choquette que Louise Landriault soit élue au poste de secrétaire-archiviste.
Secondé par : Isabelle Plante
Voté à l’unanimité.
Accepté par : Louise Landriault

cc) explication de la structure du conseil d’administration
Jean-Pierre Malette explique que l’Ile des légendes est un organisme sans but lucratif (O.S.B.L.) Cette structure permet un fonctionnement assez simple et déjà connu des membres. Elle semble efficace pour les activités de « l’Ile des légendes ».



Il y a 5 postes sur le comité exécutif présentement.

Jean-Pierre Malette (président)
Nathalie Noël (trésorière)
Isabelle Plante (directeur-adjoint)
Benoît Cyr (directeur-adjoint)
Richard Paquette ( )

Nathalie Noël s’est désistée donc il faut remplir le poste de trésorier.
Proposé par : Benoît Cyr que Yanick Fontaine soit élu trésorier.
Secondé par : Isabelle Plante
Voté à l’unanimité.
Accepté par : Yanick Fontaine.

dd) vote pour la continuité de la structure
Proposé par : Francis Carrier que l’on garde la structure OSBL de « l’Ile des légendes » car cette structure permet de rester simple.
Secondé par : Benoît Cyr.
Voté à l’unanimité.

ee) les assurances de l’Ile et les assurances privées du terrain :
Ce sont deux assurances distinctes pour le moment. L’Ile des légendes paie une assurance pendant les activités, où qu’elles se tiennent; donc les membres sont assurés par une assurance responsabilité de $750 environ annuellement.
De plus, le propriétaire du terrain sur lequel ont lieu les activités de l’Ile doit payer une assurance responsabilité supplémentaire, de sa poche, mais exigée par son assureur à cause du statut d’organisme sans but lucratif.
Jean-Pierre Malette explique les options pour les assurances dans le futur :
1) Ne pas payer l’assurance privé qui ne semble pas avoir une couverture aussi complète que l’assurance de l’Ile.
2) Diviser le montant supplémentaire de l’assurance privé selon le nombre d’activités et le faire payer par l’Ile des légendes.
3) Arrêter de payer l’assurance l’assurance de l’Ile des légendes et garder seulement l’assurance privée et la partie responsabilité sera payée par l’Ile des légende.
Discussion des membres sur les différentes options.
Proposé par : Yanick Fontaine que l’assurance de l’Ile des légendes soit annulée.
Secondé par : Marc-Antoine Mercier
Discussion supplémentaire : Possibilité que le propriétaire du terrain puisse négocier avec un autre assureur à la fin du contrat privé, dans 3 mois. Il espère pouvoir négocier une entente avec l’assureur qui assure présentement l’Ile et espère ainsi en diminuer les coûts.
Cependant si cette possibilité s’avère impossible les membres donnent le droit aux membres du comité d’administration d’examiner d’autres options dont celles d’annuler l’assurance de l’Ile ou de transférer les frais aux locataires du terrain pour les différentes activités.
Proposé par : Yanick Fontaine que le comité exécutif étudie les 2 contrats actuels avant de prendre une décision.
Secondé par : Marc-Antoine Mercier
Voté à l’unanimité.

ff) les inscriptions – projets joueurs, photos, nouvelles habiletés communautaires.
Présentement il n’y a personne d’assigner pour prendre les inscriptions et c’est un problème. C’est une grande responsabilité car la personne en charge doit préparer la carte de chacun des joueurs et connaître les règles ainsi que vérifier si tous les membres (participants présents pour les activités) ont payé pour leur activité.
Discussion sur les différentes façons de vérifier les paiements des participants. Francis C. parle des façons de procéder qu’il a vu dans d’autres GN (grandeur nature).
Jean-Pierre nous informe aussi de la disparition d’objets et de costumes appartenant à l’Ile. Donc on pourrait peut-être avoir un endroit spécifique pour les inscriptions et qui servirait aussi pour garder en lieu sûr les biens de l’Ile.
On propose aussi des façons pratiques de faire les inscriptions, soit avec ordinateur, photos des joueurs, etc...
On discute de la possibilité de proposer des forfaits aux participants mais le président explique qu’il n’y a plus de forfaits depuis 2 ans mais que malgré tout les prix ont baissé de 35$ à 30$ par activité donc c’est déjà un spécial en soit.
Proposé par : Jean-Pierre Malette que l’on propose 2 postes soit préposé aux inscriptions et trésorier des activités. On propose de suggérer le poste de préposé des inscriptions à Jean-Philippe, chum de Nathania, Marc-Antoine ou Karl.
Et suggérer le poste de trésorière des activités à Lise Malette.
Secondé par : Benoît Cyr
Accepté à l’unanimité.


3- Mot du directeur adjoint, Benoît Cyr
Bonne continuité à l’Ile. On doit continuer de développer les lieux.


4- Mot du directeur adjoint, Isabelle Plante
Elle veut que l’on transporte le jeu et l’action un peu dans les bois dès cet été.
Les constructions sont commencées depuis peu et continueront tout le printemps
Elle ajoute qu’il faut s’adapter au nouveau terrain et lui donner avec le temps une ambiance plus médiévale..

5- Projets 2010
a) construction pour l’Ile, pour l’Affrontement ainsi que la ville et le bois
Journées de construction organisée par Jean-Pierre Malette. La ville à l’entrée avec les bâtiments importants doit être organisée pour les affrontements (GN enfants). On doit sécuriser la bibliothèque et construire un donjon dans l’étable avec une toile noire qui pourra être déplacée au besoin.
Les membres suggèrent que les activités de construction soient plus organisées. Isabelle Plante et Yanick Fontaine sont prêts à distribuer les tâches et les matériaux pour s’assurer que le travail est fait avec ordre. Ils se proposent pour gérer les équipes de travail qui se présenteront et pour distribuer les projets.
** Donc, ceux qui veulent faire de la construction quand J. P. n’est pas là doivent envoyer un message privé (MP) à Yanick pur confirmer qu’il sera présent au terrain pour vous recevoir et vérifier avec vous le projet que vous voulez faire.**

Proposé par : Chloé Choquette que Yanick soit nommé gérant de projet puisqu’il est au terrain de façon permanente, qu’il a les habiletés requises et la confiance des membres.
Secondé par : Isabelle Plante
Voté à l’unanimité
Accepté par Yanick.

b) les scénaristes et leur raison d’être
Cette année, il y aura plusieurs scénaristes soient Jean-Pierre Malette, Francis, Karl, Ariane, Michel, Benoît ainsi que Jean-Philippe entre autres si le besoin se présente.

c) l’histoire de Solunne ‘toujours vivante’!
L’histoire de Solunne est toujours vivante. Le monde de Solunne n’est pas mort et l’Ile des légendes fait partie de Solunne.

6 – Élaboration d’une constitution ou adoption pour 5 ans de l’actuelle constitution
Soit on se dote d’une nouvelle constitution ou on continue comme avant donc que toutes décisions sont faites par les 5 membres du comité exécutif.
Proposé par : Marc-Antoine que l’on garde la même constitution que l’on a présentement
Secondé par : Francis Carrier
Voté à l’unanimité

7 – Projet site internet
Le site a été créé par Gabriel Landry-Sorel et on paie mensuellement pour l’hébergement sur Yahoo.
Ensuite, le site devait être mis à jour par Sam Brochu qui a laissé tombé le projet et qui n’est plus membre de l’organisme.
Il semble que l’on ne peut pas accéder à l’ancienne page web.
Isabelle a mis des heures de travail sur un nouveau site mais elle doit s’informer auprès d’un fournisseur pour faire héberger ce nouveau site.
On ne veut pas perdre le nom de domaine « iledeslegendes.com » mais on doit vérifier qui est en le propriétaire et comment on peut continuer de payer pour ce nom.
Isabelle fera des recherches pour obtenir des infos à ce sujet.




8 – Le prix des activités 2010, les membres et la recherche de nouveaux membres
Prix des activités :
Proposé par : Marc-Antoine Mercier qu’on fixe le prix de 30$ par personne par activité.
Secondé par : Yanick Fontaine
Voté à l’unanimité.
Recherche de nouveaux membres :
Proposé par : Isabelle Plante que l’on fasse des présentations dans les écoles.
Yanick Fontaine explique que ce n’est pas une priorité pour cette année car il faut arranger le terrain avant de faire du recrutement intensif.
Les membres sont d’accord avec cela.


9 – Varia
a) Les gothiques : voir le point suivant

b) Levée de fonds : On doit amasser des fonds pour que les activités de l’Ile et la construction puissent continuer sinon on devra décider du sort de l’Ile des légendes.
Proposé par : Isabelle Plante qu’une personne soit chargée d’examiner les possibilités de levées de fonds et pour organiser les activités à cette fin.
Suite à une discussion, les membres discutent de la possibilité de faire un banquet avec ambiance et nourriture médiévale. On propose de demander un groupe de comédiens comme les gothiques pour faire l’animation durant un banquet.
Marc-Antoine Mercier nous informe que ses oncles qui sont en restauration pourraient peut-être nous aider.

Proposé par : Isabelle Plante que Marc-Antoine s’informe auprès de Karl pour des idées pour un banquet ainsi qu’à ses oncles pour s’occuper de la nourriture pour l’évènement.
Secondé par : Francis Carrier
Voté à l’unanimité


10- Mot de la fin
Remerciements aux membres présents pour l’assemblée

Proposé par : Yanick Fontaine que l’assemblée soit levée
Secondé par : Marc-Antoine Mercier

Levée de l’assemblée à 23h00.

Durée 2 heures, une pause d’une heure.

ll
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Arnold Hanschriver
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MessageSujet: Re: Procès verbal de l'assemblée générale des membres   Ven 4 Juin - 23:51

Bien le bonjours,

J'aimerais être au courant du point 6.

Citation :
6 – Élaboration d’une constitution ou adoption pour 5 ans de l’actuelle constitution

Qu'elle est la constitution de l'ile des légendes!?

De plus, j'ai crue remarquer qu'il n'y avais pas de joueur sur votre conseille! De toute apparence cela est un manque. Il devrait y avoir 1 a 3 joueurs qui pourais parler au nom de la communauter des joeurs. Je vais vous proposez cela demain au début du gn. On vera ce que la magorité des joueurs en panssent!

Au plaisir!

SAmuel R-D!
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Dr Laura
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MessageSujet: Re: Procès verbal de l'assemblée générale des membres   Sam 5 Juin - 0:29

Salut,
J'aimerais juste dire que tout le monde était invité à la réunion annuelle et presque personne ne s'y est présenté. On ne peut pas refaire une réunion annuelle, puisqu'elle est déjà faite le 24 avril 2010.
Jean-Pierre pourra probablement te répondre concernant la constitution mais on ne peut rien changer puisque ça déjà été voté au conseil d'administration.
En passant, il y avait quelques anims et un joueur, soit Marc-Antoine à cette réunion.
L'an prochain, quand viendra le temps de la prochaine réunion générale annuelle, j'espère que vous participerez en plus grand nombre. C'est une belle expérience que de participer à une réunion de ce genre et ça aide à connaître les besoins de tous.
Merci pour ton intérêt,
Louise
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Arnold Hanschriver
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MessageSujet: Re: Procès verbal de l'assemblée générale des membres   Sam 5 Juin - 1:45

Re-bonjour

Une rencontre qui se dit ouvert a tous, se doit d'être publique. Je n'ai pas été informé de cette rencontre. J'ai beau chercher sur le forum, je ne vois aucune annonce publique de cette dite rencontre!
Un manque de communication de la part de l'organisation? Peut être!

ET en passant pour participer en plus grand nombre. Il faut être
premièrement informer en plus grand nombre.

Je me dois par contre de devoir faire un retour sur cette rencontre demain avant le gn! Je crois que les joueurs non pas été bien représenté.

Très désoler de devoir insister, mais j'aurais grandement aimer être la ou une toute autre personne qui aurais put faire circulera l'information pour les joueurs!

Samuel R-D
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IsaX
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MessageSujet: Re: Procès verbal de l'assemblée générale des membres   Sam 5 Juin - 2:57

Sois assuré Sam (car si je ne me trompe pas c'est bien Sam qui a écrit ce dernier message) que l'an prochain l'annonce sera bien en évidence.
Je crois que ce sujet de discution, avait été placé dans la section "Place publique" et après un certain temps les messges s'effacent tout seul.

Il est vrai que ce n'était vraiment pas très clair du fait que tout le monde était invité à cette réunion. Nous en avons déjà discuté à la réunion même et l'an prochain nous serons plus clair à ce sujet.

Ceci dit, même si tu reviens là dessus demain (je crois que JiPi aura autre chose à faire que de discuter de ça avant le gn) ça ne changera rien. Il y a beaucoup à faire, beaucoup à corriger, adaptation et tout le tralala, incluant cette fameuse réunion.

Mais rien ne t'empêche de donner tes idées, elles seront toujorus les bienvenus en autant qu'elles suivent les mêmes ordres d'idées que le conseil a décidé.

À demain !

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Gabriel de Castel
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MessageSujet: Re: Procès verbal de l'assemblée générale des membres   Lun 7 Juin - 3:19

je viens de lire ton message et c'est vrai que l'invitation était pas clair du tout et je m'en excuse. ceci dit, isabelle a raison, l'invitation était écrit dans la place publique qui s'éfface apres quelques temps. dans le conseil d'administration il y a 5 personnes élus et il y demeure jusqu'au moment ou l'un d'eux donne sa démission, dans le dernier cas un nouveau membre sera proposé par un autre membre et un vote du conseil se fait. il doit y avoir une majorité des membres du conseil d'administration pour accepter un nouveau membre. oui, cela peut sembler pas très diplomatique mais on a conçu la constitution pour protéger l'intérêt premier du but principal de l'île, faire un gn pour les jeunes dont l'objetctif n'est pas de faire de l'argent mais de permettre aux jeunes de se réunir avec des adultes et d'avoir du fun ensemble à peu de frais et dans le respect de tous. voilà grossomodo. il y a 5 postes de comblé dans le conseil d'administration et aucun changement de pourra y être fait avant 5 ans ou, comme dit plus haut, si un ou plusieurs membres du conseil donneraient sa démission.

l'an prochain on fera quelque chose de mieux en ce qui concerne l'assemblé. ceci dit, tu pourrais demander d'avoir une autre assemblé mais moi je conseillerais aux autres membres de refuser. pas parce que cela ne serait pas bien mais parce qu'il faut investir du temps pour améliorer le terrain. on a beaucoup à faire, vraiment beaucoup si on veut pouvoir jouer dans la magnifique forêt. comme tu as pu remarquer samedi soir il y avait beaucoup de brumes dans la forêt et on n'a pas pu y aller jouer. on a pas de lieu pour s'y reposer, se protéger et il n'y a pas de centre d'intérêt que de se balader allègrement dans les sentiers.

avec un peu de temps, beaucoup d'effort, nous aurons un fort, des toilettes, une auberge, une tour, un dortoir, plusieurs centres d'intérêts ( comme un portail, un centre d'astrologie, une clairière runique et autres).
voilà. je pense que si on réussi des miracles cette année on ne pourra que plus ''tripper'' dans les futurs gns.

jp

_________________
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MessageSujet: Re: Procès verbal de l'assemblée générale des membres   

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